Wie als aannemer groeit, krijgt er niet alleen mensen bij, maar ook grotere projecten, meer onderaannemers en meer afstemming. NGA van Beek uit Woerden laat zien dat grip op die groei vooral een kwestie is van informatie die op het juiste moment op de juiste plek is. Het bedrijf verving losse documenten, mails en een uitgeprinte planning door één digitale projectomgeving.
Van matrixbord naar live projectinformatie
NGA van Beek bestaat 56 jaar, telt vijftien medewerkers en ontwikkelde zich van service- en onderhoudsaannemer tot organiserende aannemer met veel onderaannemers. Een paar jaar geleden gingen offertes en opdrachten nog als Word-bestand per mail de deur uit, en hing de personeelsplanning geprint aan een bord op kantoor. Medewerkers konden daardoor nauwelijks een week of twee vooruitkijken en belden of appten om te horen waar ze moesten zijn.
Nu begint elk project met een calculatie, waarna het project in Exact Online Bouw wordt aangemaakt. Daar worden onderaannemers ingeschakeld, medewerkers ingepland en inkooporders verwerkt. De begroting wordt geïmporteerd, zodat kosten en opbrengsten tijdens het project zichtbaar blijven. Uren die buiten worden geboekt, verschijnen direct op het project, inclusief de kosten. Ook meerwerk wordt vanuit het project vastgelegd en ter goedkeuring naar de opdrachtgever gestuurd.
Stap voor stap, niet alles tegelijk
Het bedrijf koos bewust niet voor één pakket voor alles. De calculatie blijft in een ander programma en wordt gekoppeld voor de projectbewaking. Het belangrijkste advies aan collega-bouwbedrijven is gefaseerd te werk te gaan: begin bij het grootste administratieve knelpunt, bijvoorbeeld de projectinformatie, en pak daarna inkoop, verkoop of de controlefunctie op. Volgens de administratie moet u niet “vier stappen tegelijkertijd willen zetten”.
Wat betekent dit voor u
Werkt u met steeds meer onderaannemers en grotere opdrachten, dan wordt informatie op de bouwplaats net zo belangrijk als het werk zelf. Meerwerk dat vooraf schriftelijk is goedgekeurd en uren die direct op een project staan, voorkomen veel discussie achteraf met opdrachtgevers en onderaannemers. Kijk eerst waar bij u de meeste tijd weglekt en begin daar. Groeien uw projecten in omvang, ga dan ook na of uw CAR- en aansprakelijkheidsdekking daarin meegroeit. Twijfelt u daarover? Laurus doet gratis een verzekeringscheck: laurusverzekeringen.nl/verzekeringscheck
Bron: Aannemervak
